ZASADY PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
W ZWIĄZKU Z PROWADZENIEM BIEŻĄCEJ KORESPONDENCJI ELEKTRONICZNEJ W AXCELO SP. Z O.O.
Poniżej przedstawiamy informacje o tym, w jaki sposób, w jakich celach oraz w jakim zakresie przetwarzamy Twoje dane osobowe w związku z prowadzeniem korespondencji e-mail z pracownikami i przedstawicielami spółki Axcelo Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, przy Pl. Bankowym 2, 00-095 w Warszawie.
PO CO TEN DOKUMENT?
W dniu 25 maja 2018 roku weszły do stosowania regulacje Rozporządzenia Ogólnego o Ochronie Danych (zwane RODO). RODO dla przypadków zbierania danych osobowych nakłada obowiązek udzielania kompleksowych informacji o tym w jaki sposób przetwarzane są zbierane dane. W świetle RODO otrzymując od Ciebie wiadomość z określonego adresu e-mail, z określoną treścią, z Twoim podpisem, zbieramy dane osobowe.
W tym dokumencie udzielamy Ci wymaganych prawem informacji i tym samym spełniamy obowiązek prawny wynikający z RODO.
SKĄD MAMY TWOJE DANE OSOBOWE?
Twoje dane osobowe pozyskujemy głównie od Ciebie. Podajesz nam swoje dane w związku z prowadzoną korespondencją e-mail. Jednocześnie Twoje dane kontaktowe mogliśmy uzyskać od kogoś z Twojej organizacji lub od osoby trzeciej (np. poprzez wskazanie Ciebie w umowie o współpracy jako osoby odpowiedzialnej za kontakt lub poprzez dodanie Ciebie do wiadomości (DW) w ramach bieżącej korespondencji).
W JAKIM CELU PRZETWARZAMY TWOJE DANE OSOBOWE?
Podane przez Ciebie dane przetwarzamy w celu związanym z daną korespondencją. Może to być wykonywanie przez nas usług, zamawianie określonych świadczeń lub dostaw, rekrutacja albo inne działanie związane z naszym przedsiębiorstwem. Jeżeli jesteś naszym klientem, potencjalnym klientem lub jego przedstawicielem, będziemy przetwarzać również Twoje dane w celach marketingowych.
W JAKIM ZAKRESIE PRZETWARZAMY TWOJE DANE OSOBOWE?
Przetwarzamy Twoje dane w następującym zakresie: adres e-mail oraz dane zawarte przez Ciebie w przesyłanej do nas korespondencji (zwyczajowo jest to zagadnienie będące przedmiotem korespondencji oraz stopka z danymi kontaktowymi). Jeżeli to my pierwsi piszemy do Ciebie, możesz zakładać, że obok Twojego adresu e-mail posiadamy również Twoje imię, nazwisko oraz stanowisko i miejsce zatrudnienia (dotyczy korespondencji służbowej).
NA JAKIEJ PODSTAWIE PRAWNEJ PRZETWARZAMY TWOJE DANE?
Twoje dane przetwarzamy w celu realizacji umowy, która nas wiąże albo w celu jej zawarcia. Jeżeli chcesz się u nas zatrudnić, Twoje dane podane dla potrzeb rekrutacji przetwarzamy na podstawie Twojej zgody, którą wyraziłeś poprzez zgłoszenie się w procesie rekrutacji i przesłanie swojego CV lub innej dokumentacji aplikacyjnej. Jeżeli jesteś przedstawicielem instytucji państwowej, Twoje dane przetwarzamy w celu realizacji obowiązku prawnego albo w celu uzyskania niezbędnych informacji związanej z przedmiotem naszej działalności (obsługa rachunkowa, kadry i płace).
Możemy również przetwarzać twoje dane w związku z pozostawaniem w bieżących relacjach biznesowych. W takim przypadku przetwarzamy Twoje dane z powołaniem na nasz uzasadniony interes administratora danych.
JAK DŁUGO PRZETWARZAMY TWOJE DANE OSOBOWE?
Dane z korespondencji e-mail przetwarzamy przez okres jej przydatności dla wzajemnych kontaktów. Nie mamy sprecyzowanego okresu, po którym bezwzględnie usuwamy każdą korespondencję. Nie da się globalnie z góry określić takiego okresu dla wszystkich możliwych rodzajów korespondencji. Jeżeli jednak zakończymy współpracę lub po prostu jej nie podejmiemy, Twoje dane powinniśmy przechowywać przez okres nie dłuższy niż kolejne 5 lat (w imię reguły rozliczalności).
KTO JEST ODBIORCĄ TWOICH DANYCH OSOBOWYCH?
Jesteśmy agencją bazodanową i dane osobowe z publicznie dostępnych i oficjalnych źródeł (np. CEIDG, KRS, oficjalne strony internetowe firm oraz jednostek administracji publicznej) mogą być przez nas udostępniane komercyjnie podmiotom trzecim, które zwrócą się do nas z wnioskiem o udostępnienie określonej bazy danych.
Ponadto Twoje dane mogą być udostępniane dostawcom usług, których usługi wiążą się z prawem dostępu do danych:
- biurom doradztwa prawnego, podatkowego i rachunkowego
- podmiotom obsługującym nasze systemy IT
- naszym podwykonawcom i przedstawicielom handlowym, z którymi mamy podpisane umowy powierzenia przetwarzania danych, jeżeli z treści korespondencji wynika potrzeba realizacji z naszej strony określonego świadczenia.
Każdemu z podwykonawców przekazujemy tylko te dane, które są niezbędne dla osiągnięcia danego celu.
JAKIE MASZ PRAWA?
Prawo ochrony danych osobowych daje Ci szereg praw, z których możesz skorzystać w dowolnej chwili. O ile nie będziesz tych praw nadużywać (np. nieuzasadnione codzienne prośby o udzielenie informacji), to korzystanie z nich będzie dla Ciebie nieodpłatne i powinno być łatwe w realizacji.
Twoje prawa obejmują:
Prawo dostępu do treści swoich danych osobowych
To prawo oznacza, że możesz poprosić, abyśmy wyeksportowali z naszych baz danych informacje, jakie mamy o Tobie i przesłali je do Ciebie w jednym z powszechnie wykorzystywanych formatów (np. XLSX, DOCX itp.).
Prawo do poprawiania danych
Jeżeli dowiesz się, że przetwarzane przez nas dane są nieprawidłowe, masz prawo poprosić nas o ich poprawienie, a my będziemy zobowiązani to zrobić. W takim przypadku mamy prawo poprosić Ciebie o przedstawienie jakiegoś dokumentu lub innego dowodu na okoliczność zmiany danych.
Prawo do ograniczenia przetwarzania danych
Jeżeli uznasz, że dla określonego procesu przetwarzamy zbyt szeroki katalog Twoich danych osobowych, masz prawo zażądać, abyśmy ograniczyli ten zakres przetwarzania. O ile Twoje żądanie nie będzie sprzeciwiało się wymaganiom nakładanym na nas przez obowiązujące prawo lub nie będzie to konieczne dla realizacji umowy, przychylimy się do Twojego żądania.
Prawo do żądania usunięcia danych
Prawo to, zwane również prawem do bycia zapomnianym, oznacza Twoje prawo do żądania, abyśmy usunęli z naszych systemów bazodanowych oraz z naszej dokumentacji wszelkie informacje zawierające Twoje dane osobowe. Pamiętaj, że nie będziemy mogli tego uczynić, jeżeli na podstawie przepisów prawa mamy obowiązek przetwarzania Twoich danych (np. zachowanie dokumentacji pracowniczej, rozliczenia podatkowe). W każdym przypadku jednak usuniemy Twoje dane osobowe w możliwie najpełniejszym zakresie, a tam, gdzie nie jest to możliwe, zapewnimy ich pseudonimizację (co oznacza brak możliwości zidentyfikowania osoby, której dane dotyczą bez odpowiedniego klucza powiązań), dzięki czemu Twoje dane, które musimy zachować zgodnie z obowiązującym prawem, będą dostępne wyłącznie dla bardzo ograniczonego kręgu osób w naszej organizacji.
Prawo do przenoszenia danych do innego administratora danych
Zgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych osobowych możesz poprosić nas, abyśmy wyeksportowali dane, które nam podałeś w toku wszystkich naszych kontaktów i całej współpracy do odrębnego pliku, w celu ich dalszego przekazania do innego administratora danych. Uprawnienia, o których mowa powyżej, możesz wykonywać poprzez kontakt z nami pod adresem e-mail dane@schober.pl lub pisząc na adres Axcelo Sp. z o.o., Pl. Bankowy 2, 00-095 Warszawa.
Na te dane możesz pisać również wówczas, gdy jakieś działanie lub sytuacja, z którą się spotkasz, będzie budziła Twoje obawy, czy na pewno jest zgodna z przepisami, czy nie narusza przypadkiem Twoich praw lub wolności. W takim przypadku odpowiemy na Twoje pytania i wątpliwości oraz niezwłocznie zaadresujemy dane zagadnienie.
Jeżeli uznasz, że w jakikolwiek sposób naruszyliśmy reguły przetwarzania Twoich danych osobowych, to masz prawo do złożenia skargi bezpośrednio do organu nadzoru (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych). W ramach wykonania tego uprawnienia powinieneś podać pełny opis zaistniałej sytuacji oraz wskazać, jakie działanie uznajesz za naruszające Twoje prawa lub wolności. Skargę należy złożyć bezpośrednio do organu nadzoru.
PRAWO DO SPRZECIWU
Odrębnie chcemy Cię poinformować, że masz również prawo do tzw. sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych osobowych.
Prawo do sprzeciwu składasz wówczas, gdy nie chcesz, abyśmy przetwarzali Twoje dane osobowe w określonym celu. W takim przypadku dalej będziemy przetwarzali Twoje dane dla potrzeb innych procesów (w innych celach), ale już nie dla celu, dla którego zgłosiłeś sprzeciw, chyba że Twoje żądanie sprzeciwia się obowiązkowi, które nakładają na nas przepisy prawa.
Prawo do sprzeciwu możesz zgłosić na adres e-mail dane@axcelo.pl lub listownie na adres Axcelo Sp. z o.o., ul. Plac Bankowy 2, 00-095 Warszawa.